잘 기록 보관된 회계장부는 비즈니스 성공의 필요 조건이라고도 한다. 낮 시간에 자신의 비즈니스 장소에서 열심히 일하고, 퇴근 후엔 홀로 잠자는 시간을 줄이며 그 날 또 그 한 주 비즈니스의 결과를 정리한 숫자들의 이야기에 귀를 기울인 결과이다. 자기 비즈니스의 어제와 오늘을 비교하고 내일을 예측하는 지표를 보여 주는 것이 장부이기 때문이다.

주변의 친지나 종업원의 귀뜸은 비즈니스의 흐름을 이해하는 순간적인 도움을 줄 수 있지만 자신의 비즈니스에 대한 정확한 결과는 장부의 수치를 효과적으로 배열하여 비교를 통해서만 그 진짜 가치를 이해할 수 있기 때문이다.
장부의 정리는 결국은 비즈니스에 최종 책임을 져야하는 오너의 몫이며, 이를 얼마나 오랫동안 성실하게 관리하고 그 흐름을 이해하고 그에 따라 그 비즈니스를 얼마나 유연하게 경영해왔는지가 그 경영자의 사업성공 여부를 점쳐 볼 수 있는 척도라고도 할 수 있겠다.

주변의 많은 스몰비즈니스 오너들이 본인의 컴퓨터로 엑셀 소프트웨어를 통하여 자신의 가게의 매상을 잘 정리하고 관리하는 것을 보면서, 역시 성공하는 오너들은 눈에 보이지 않는 노력을 많이 하는구나하며 감탄을 하고 있다.

그런데 아직도 손으로 열심히 장부를 기록하고 있는 컴퓨터 구세대 비즈니스 오너들을 보면 아쉬움이 앞선다. 그래서 이번 기회에 약간의 컴퓨터 지식만 있으면 쉽게 본인의 비즈니스의 회계장부 관리를 도와주는 퀵북 소프트웨어에 대해 소개를 하고자 한다. 작은 가게라 하더라도 이의 사용을 권장하는 이유는 첫째, 실시간으로 본인의 cash flow를 파악할 수 있다는 장점이 있기 때문이다. 워드를 사용할 수 있는 정도의 컴퓨터 지식이 있다면 퀵북을 사용할 수 있으며, 퀵북에 본인의 수표 발행, 인보이스 발행, 본인의 은행잔고 입력, 신용카드 사용내역 입력을 통하여 비즈니스의 매상관리나, 외상 매출금 관리, 미수금 관리, 각종 비용 지급이 관리되며, 결국은 이 모든 것이 합해져 cash flow를 한 눈에 볼 수 있게 된다. 사업자의 입장에서 과거의 데이터를 분석하고, 미래의 손익을 예측할 수 있어, 가격정책을 결정하는데도 도움을 받을 수 있기에 이 회계 프로그램은 아주 효과적이라 할 수 있다.

이 회계프로그램이 주는 또하나의 장점은 회계감사의 대비 자료로 사용될 수 있다는 점이다. 비즈니스의 오너는 장부를 기록, 관리해야 될 의무가 있다. 따라서 국세청의 요구가 있는 경우에는 자신이 서명하여 제출한 세금보고서에 대해 설명하고 근거 자료를 제시해야 된다. Income 과 Expense에 대한 Burden of Proof 의무를 가지게 된다. 이 때에 가장 빠르고 정확하게 제시할 수 있는 자료의 데이터베이스는 이 회계 프로그램에서 나온다. 따라서 제때에 정확하게 입력된 정보가 있다면 일관성 있는 설명이 가능하다.

결론은 바쁘게 돌아가는 영업환경에서 자신의 비즈니스의 현재와 과거를 비교하여, 앞날의 계획을 세우려면 잘 정리된 데이터를 가지고 있어야한다는 것이며, 이를 효율적으로 달성하는 방법은 본인만의 관리 노하우가 없다면, 표준화된 양식으로 데이터를 분류, 기록해주는 좋은 회계 소프트웨어를 선택하여 사용하는 것이 더 쉽고 편리한 방법이라고 할 수 있겠다.
문의 (703)854-1264
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<염영환 공인회계사>