’출장 관련 모든 업무의 예약은 반드시 온라인으로 짜라.’ 미국 기업들이 직원들을 출장 보낼 때 항공표 구입을 포함한 모든 출장 관련 업무 예약을 온라인으로 처리하도록 요구하고 있다.

특징은 미국 기업들이 과거에 온라인 예약을 권유하는 정도였다면 현재는 의무화로 반강제하고 있다는 점이다.

온라인 예약에 중점을 두고 있는 미국 기업들 중에는 마이크로소프트(MS), 오라클, 제록스, 컨설팅 회사인 아메리칸 매니지먼트 시스템스(AMS) 등 세계 유수 업체들이 두루 포함돼 있다.

MS는 새로운 온라인 예약 시스템인 ‘하이와이어스 트레블포트’(Highwire’s Travelport)를 도입했고 라클은 ‘e-트레블’(e-Travel)을 사용하고 있다.
업체들이 온라인 예약에 압력을 강화하고 있는 가장 큰 이유는 바로 비용절감 효과 때문이다.

MS는 이를 통해 항공표 가격의 15%, 기타 절차 업무의 50% 비용 절감 효과를 거두고 있고 오라클은 올해 1,600만달러, 5년 동안 1억달러 비용을 줄일 수 있을 것으로 전망하고 있다. AMS는 연간 100만달러의 출장 경비 절감 효과와 함께 출장 관련 업무 담당 부서의 인력을 22명에서 10명으로 줄일 수 있을 것으로 판단하고 있다.

실제로 이러한 업체들의 온라인 예약 압력은 강하게 나타난다.

업체들은 온라인 예약 사례를 하나 하나씩 파악하고 있으며 항상 보다 높은 목표치를 직원들에게 제시하고 있다.

업체들은 또 디지털 경영 전략 강화를 위해 온라인 예약을 촉구하고 있다. MS는 전사적 차원에서 캠페인을 펼치며 디지털 경영 전략 강화와 비용 절감을 위해 출장 예약 업무가 온라인으로 처리돼야 한다는 점을 강조하고 있다. 오라클의 최고 재무 담당자인 제프 헨리는 온라인 예약이 지난 4년간 추진해온 온라인 보고서 작성, 온라인 구매 등 디지털 경영 전략의 연장선상에 있다고 설명했다.

온라인 출장 업무 예약 시스템의 비약적인 발전은 이러한 흐름에 보탬이 되고 있다. 또 업체들은 새로운 시스템을 도입하면서 사보, 설문 조사 등을 실시해 개선할 점을 파악해 신속한 조치를 취하고 있다.

온라인 출장 업무 예약 시스템 업체인 겟데어(GetThere)의 최고 운영담 당자 제프 팔머는 "여행 업무 처리에 있어 온라인 시스템이 핵심 역할을 담당하고 있다는 인식이 널리 확산돼 있다"고 말했다.