생일·결혼등에 감사 메일
휴가중 자동응답장치 이용

전자메일 시대. 직장에서 믿음직한 동료나 팀원이 되려면 e-메일 에티켓을 잘 지켜야 살아남을 수 있는 시대이다. 전자메일에 대한 프로페셔널한 접근법 7가지를 소개한다.

1. 언제나 응답한다.
상대가 이쪽에서 요청했던 정보를 보내왔거나 혹은 그냥 아이디어나 코멘트를 보냈더라도 항상 감사하다는 답신을 보낸다.

2. 친절을 베푼다.
동료의 생일, 자녀 탄생, 부모의 별세 등에는 항상 간단한 인사를 전자메일로 보낸다. 오늘의 경쟁자를 내일의 협력자로 만들 수 있는 좋은 방법이다.

3. 체인 서신을 보내거나 지나친 농담은 삼간다.
체인 서신은 터부나 금기로 여기는 회사들이 많다. ‘와이프보다 맥주가 더 좋은 10가지 이유’ 등 직장에서 하기에는 지나친 농담 메일도 삼간다.

4. 전자 메일을 체크할 수 없을 때는 자동응답 장치를 이용한다.
메일이 들어왔을 때 휴가중이라면 언제 돌아올 것이며 언제쯤 답신을 넣겠다는 메일을 만들어 놓고 자동적으로 보낼 수 있도록 셋업해 놓는다.

5. 철자와 문법은 맞게 써야 한다.
친구에게 보내는 메시지는 약간 엉성해도 되지만 직장 동료간에 사용하는 메시지는 고교에서 배웠던 대로 정확하게 문법과 철자법에 따라 작성해 보내야 한다.

6. CC와 BCC에 주의한다.
같은 메일이 다른 참고인에게도 보내졌음을 일컫는다. 때문에 참고인보다 응답이 빠른 것이 좋다. 참고인은 그 일에 관해 벌써 끝냈는데 이쪽에선 메일조차 열어보지 않았다면 메일을 보낸 쪽에서 어떻게 생각하겠는가?

7. 마감시간과 팀 프로젝트 같은 중요한 메일은 따로 문서에 보관한다.
다른 팀원은 다 끝냈는데 혼자만 낙오되지 않으려면 이런 메일은 특별히 관심 쓰고 챙겨야 한다.